Für Sportreisen

Chaos am Veranstaltungstag – gelöst

Große Gruppen. Mehrere Hotels. Logistik am Spieltag. Teilnehmer und Zuschauer mit unterschiedlichen Bedürfnissen. Wayloop bringt Ordnung in das schöne Chaos von Sportreisen.

Siehe die Herausforderungen
WM-FinaleSpieltag — Lusail-Stadion
Aktualisieren: Die Abholzeit wurde auf 16:30 Uhr geändert.
Bus 3Ihre Zuteilung
Tor 12Stadioneingang
Die Herausforderung

Sportreisen sind logistisch aufwändig.

Sie managen über 200 Fans in vier Hotels, koordinieren Stadiontransfers, bearbeiten kurzfristige Spielzeitänderungen und versuchen, alle auf dem Laufenden zu halten. Der Veranstaltungstag ist entscheidend.

  • Die Gäste verteilen sich auf mehrere Unterkünfte mit unterschiedlichen Abholzeiten.
  • Spielpläne ändern sich – jeder muss sofort Bescheid wissen.
  • Die Buszuteilung am Veranstaltungstag führt zu einem chaotischen Durcheinander in den Hotellobbys.
  • Teilnehmer und Zuschauer haben völlig unterschiedliche Reisepläne und Bedürfnisse.
Gruppenchat: 247 ungelesene Nachrichten
room_allocations_v3_FINAL.xlsx
340 € Bargeld zum Ausgleich
Betreff: Aktualisierter Zeitplan
Papiermanifest (kaffeefleckig)
Package Tour Architecture

One Event. Hundreds of Groups.
One Seamless Experience.

Take 1,000 people to a Champions League Final as individual booking groups — each with their own hotels, tickets, and activities — while sharing the event-level experience together.

The EventSingle trip — one source of truth
Champions League Final 2026
847Guests
156Groups
5Days
12Staff
splits into
Event-Level ActivitiesShared across all groups
Match Day — Kick-off 8pmAll guests
Fan Zone & Pre-Match PartyAll guests
Stadium Shuttle BusAdd-on
City Sightseeing TourAdd-on
After PartyAdd-on
Visible to everyone — guests opt in to extras
Booking GroupsIsolated — groups can't see each other
Smith Family4 pax
2x Deluxe Queen — Grand Hotel
4x Category 1 Tickets
Airport Transfer (incl.)
Private group chat
Corporate Block20 pax
10x Standard Twin — Park Inn
20x Category 2 Tickets
Jones Booking6 pax
3x Twin Room — Marriott
6x Category 1 Tickets
+ 153 more groups
Each group sees only their own members, chat, and inclusions
engage at both levels
allocations flow down
Resource AllocationAuto-assign based on bookings — guests see their assignments in the app
Grand Hotel156/160 rooms
Smith Family — Rm 401, 402Taylor Group — Rm 403-406+48 groups
Stadium Buses832/850 seats
Bus A — Groups by hotel zoneBus B — Groups by hotel zone+15 buses
Match Tickets847/850 assigned
Cat 1 — 320 guests (62 groups)Cat 2 — 527 guests (94 groups)
guests see in the app
Guest App ExperienceEach guest sees a personalised view — their group, their assignments, their itinerary
Champions League FinalSmith Family
10:00City TourAdd-on
16:30Bus to StadiumBus A, Seat 14
20:00Match Kick-OffGate 12, Row F
Grand Hotel — Room 401Deluxe Queen
Who wins tonight? 🏆Vote
Sarah shared 3 photos 📸
Guest view — John Smith
Staff Dashboard156 groups · 847 guests
812Checked in
35Pending
Kick-off moved to 8:45Sent to all
Who wins tonight?523 votes
Smith Family2 new
Corporate Block5 new
3 guests unassigned to bus
Staff view — sees everything

Wayloop ändert dies

Eine Plattform, die Reiseplanung, Kommunikation, Logistik und Zahlungen abwickelt – speziell entwickelt für Gruppenreisen.

Zimmerzuteilungen
38/40 zugewiesen
101Twin
SMJT
102Twin
EWLR
103Triple
MKPH?
104Single
?

Buszuweisungen

200 fans, 5 buses, 4 hotels. Set rules, auto-assign. Everyone knows their bus in seconds.

Veranstaltungstag

Automatischer Zyklus
Perfekt für

Entwickelt für Unternehmen wie Ihres

Wayloop wird von Organisationen jeder Größe genutzt – von Einzelunternehmern bis hin zu großen Reiseunternehmen.

Einfache Einrichtung

Fügen Sie Ihre Tourinformationen in wenigen Minuten hinzu.

Egal, ob Sie bereits Inhalte haben oder eine Buchungsplattform nutzen, wir machen es Ihnen leicht, Ihre Touren in Wayloop einzubinden.

KI-gestützter Import

Laden Sie Ihre bestehenden Tourinhalte hoch – PDFs, Dokumente, Tabellenkalkulationen oder sogar Website-Links – und unsere KI verarbeitet und strukturiert sie automatisch.

  • Laden Sie PDFs, Word-Dokumente oder Excel-Dateien hoch oder fügen Sie URLs ein.
  • Die KI extrahiert Reiseroute, Orte, Zeiten und Details
  • Vor der Veröffentlichung prüfen und überarbeiten.

APIs für Buchungsplattformen

Nutzen Sie bereits eine Reisebuchungsplattform? Verbinden Sie Wayloop, um Ihre Reisedaten automatisch in Echtzeit zu synchronisieren.

  • Einmalige Einrichtung, automatische Synchronisierung für immer
  • Echtzeit-Aktualisierungen bei Buchungsänderungen
  • Funktioniert mit den wichtigsten Reisebuchungsplattformen

Sie sind nicht technikaffin? Unser Team hilft Ihnen gerne kostenlos bei der Einrichtung.

Bereit, Wayloop in Aktion zu sehen?

Vereinbaren Sie eine personalisierte Demo und sehen Sie, wie Wayloop Ihre Abläufe verändern kann.

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